Août 2011 

Petit projet, grande différence
Il y a le feu à la maison
Impossibilité de siéger au Conseil
La première paire de chaussures
Fin de certains accords d’exploitation
Violation de l’accord? De quelle violation d’accord s’agit-il?
Plus c’est petit, plus c’est avantageux
Vous êtes dans une meilleure situation que vous ne le pensiez

Petit projet, grande différence

Votre coopérative pense-t-elle à un projet susceptible de rendre votre propriété plus accessible et de faciliter la vie pour les personnes souffrant d’un handicap? Pendant une durée limitée, des subventions pouvant aller jusqu’à 50 000 $ sont disponibles pour vous aider.

Ressources humaines et Développement des compétences Canada lance un appel de propositions pour la « rénovation, la construction et le réaménagement d’immeubles... » qui permettront aux Canadiens souffrant d’un handicap de participer à leurs collectivités et d’y apporter leur contribution. Les propositions doivent être envoyées avant le 24 septembre 2011, mais vous devriez présenter votre demande le plus tôt possible, car les fonds risquent de s’épuiser. Votre coopérative devra puiser 25 % des coûts liés aux travaux dans ses propres fonds, y compris dans votre fonds de réserve. (Assurez-vous de vérifier d’abord auprès de votre gestionnaire des relations à l’Agence.)

Les détails et les formulaires de demande sont disponibles à l’adresse http://www.rhdcc.gc.ca/fra/condition_personnes_handicapees/fpa/adp/
projet_petite/index.shtml. Il existe des règles sur les processus, les évaluations de coûts, les répercussions sur l’environnement et la date la plus proche ou la plus éloignée à laquelle les travaux peuvent commencer. Veuillez lire tous les renseignements attentivement.

Il y a le feu à la maison

Jusqu’à présent cette année, trois de nos clients ont fait état d’incendies graves ayant sérieusement endommagé leurs propriétés, et ayant entraîné des pertes humaines dans le cas de l’une des coopératives. Les membres de la coopérative semblent avoir été responsables d’au moins deux de ces incendies. Dans le troisième cas, les causes du feu n’ont pas encore été déterminées.

Notre préoccupation principale doit toujours être tournée vers la sécurité des personnes, mais les incendies mettent également en péril la coopérative et les membres dans leur ensemble. Si la coopérative n’est pas bien assurée, un incendie peut entraîner des dépenses importantes non prévues ou des pertes de revenus. Et cela entraîne généralement aussi une hausse des primes d’assurance.

De quelle manière une coopérative peut-elle se protéger et protéger ses membres? Cette information est disponible sur le site Web de la FHCC et concerne un programme aidant les coopératives à réduire leurs risques, y compris les risques d’incendie.

Si votre coopérative doit faire face à une catastrophe rendant les unités inhabitables, il existe des allègements fiscaux qui pourraient l’aider.  Les règles varient, mais la plupart des villes réduisent les impôts fonciers sur un logement ne pouvant être occupé parce qu’il a été détruit par un incendie ou qu’il subit des rénovations importantes. En cas de catastrophe, renseignez-vous auprès de votre conseiller municipal.

Impossibilité de siéger au Conseil

Chaque année, au moment de remplir la Déclaration annuelle de renseignements (DAR), les vérificateurs indiquent les réponses apportées par la coopérative à un ensemble de déclarations. L’un des ajouts les plus récents à cet article est la déclaration 108 (b) qui indique : « Les règlements ou les règles de la coopérative interdisent aux administrateurs en retard de siéger au Conseil d’administration. (Veuillez donner des détails.) »

Jusqu’à présent, les réponses indiquent que certaines coopératives ne semblent pas comprendre ce que l’Agence attend d’elles. Si votre coopérative permet à un membre en retard de paiement d’intégrer le Conseil ou d’y demeurer, et ce, à condition que le membre ait signé une entente de remboursement et qu’il la respecte, alors la réponse à cette affirmation devrait être « non ».

Si les règlements ou les règles indiquent qu’un administrateur doit « être en règle » pour se porter candidat ou exécuter son mandat, le vérificateur doit demander à la coopérative ce qu’elle entend par là. S’il s’agit d’un administrateur siégeant au Conseil et ayant signé une entente de remboursement, alors la réponse à la déclaration 108 (b) est encore une fois « non ».

L’expérience montre qu’une coopérative s’expose à des risques si elle laisse les membres qui lui doivent de l’argent siéger en tant qu’administrateurs, qu’ils aient pris ou non des mesures pour régler leurs arriérés. Collectivement, les coopératives dont les administrateurs sont endettés font état d’un nombre plus élevé de membres en retard de paiement, que celles dans lesquelles tous les administrateurs payent leurs droits d’occupation à temps. C’est la raison pour laquelle nous vous encourageons à chercher à adopter des règles plus strictes concernant les personnes qui peuvent siéger au Conseil.

La première paire de chaussures

Lorsque vous achetez des chaussures, est-ce que vous essayez plusieurs paires? Nous espérons que c’est le cas. Si vous achetez la première paire de chaussures que vous voyez dans le premier magasin dans lequel vous entrez, vous pourriez endommager vos pieds tout en payant plus que ce que vous auriez dû.

Le même principe s’applique pour une coopérative souhaitant mettre un projet en œuvre. Parfois, on demande à notre personnel pour quelle raison une coopérative souhaite obtenir plusieurs devis. Nous répondons alors que la meilleure pratique consiste à en obtenir au moins trois (plus pour les travaux de plus de 100 000 $). Cela peut sembler ardu, mais votre coopérative devra en assumer les conséquences pendant un long moment. Certainement plus longtemps que le temps que vous porterez cette nouvelle paire de chaussures que vous avez choisie avec tant de soin.

Fin de certains accords d’exploitation

Pourquoi l’Agence donne-t-elle certaines directives aux coopératives? La plupart des coopératives savent très bien que leurs règlements ou règles lient collectivement les membres, le Conseil et la coopérative. De plus, les Conseils savent généralement qu’une loi provinciale sur les coopératives a préséance sur leurs règles internes en cas de divergences entre les deux.

Cependant, l’Agence a découvert que tous les administrateurs ne savent pas que toutes les coopératives ont commencé leur existence en concluant des accords d’exploitation avec la Société canadienne d’hypothèques et de logement (SCHL). En échange du financement ayant permis sa création, la coopérative accepte de faire certaines choses qui sont établies dans l’accord d’exploitation. La SCHL fait également des promesses.

Les accords d’exploitation durent de 30 à 50 ans selon le programme, et beaucoup d’entre eux arrivent presqu’à leur terme. À la fin de l’accord, la coopérative n’a plus aucune obligation vis-à-vis de la SCHL ou de l’Agence, mais la SCHL à son tour ne lui accorde plus de financement pour les subventions des droits d’occupation. Les coopératives devraient commencer dès maintenant à envisager leur avenir une fois que les accords d’exploitation auront pris fin. Discutez avec votre gestionnaire des relations ou avec la fédération de votre habitation coopérative des mesures que vous devriez prendre pour vous préparer à cette échéance. Tout comme les objets que vous voyez dans votre rétroviseur, l’avenir est toujours plus proche que ce qu’on croit.

Violation de l’accord? De quelle violation d’accord s’agit-il?

Certains vérificateurs, en particulier ceux ayant peu de coopératives fédérales parmi leurs clients, peuvent ne pas savoir que la manière de fonctionner de la SCHL peut parfois changer pendant la durée de l’un de ses programmes de logement.

L’un de ces changements peut concerner la manière dont les coopératives gèrent leur fonds de réserve pour le remplacement d’immobilisations. Il fut un temps où les fonds mis de côté pour les projets d’immobilisations devaient être conservés dans un compte ou un dépôt à terme distinct des fonds de fonctionnement de la coopérative et des autres fonds. Aujourd’hui dans leurs états financiers, les coopératives doivent tout de même effectuer un suivi distinct et précis des fonds mis de côté pour accroître le capital dont elles disposent. Toutefois, en dépit de ce qui est stipulé dans l’accord d’exploitation, la SCHL a depuis très longtemps accepté qu’une coopérative puisse regrouper tous ses fonds mis de côté pour des besoins précis. Un fonds de réserve est considéré comme étant entièrement financé si le montant total de l’encaisse et des placements regroupés et détenus par une coopérative est supérieur ou égal au montant requis mis de côté à titre de réserve. Veuillez cependant noter que si vous pouvez combiner différents fonds de réserve ainsi que les flux de trésorerie d’exploitation, cela ne signifie pas que vous pouvez dépenser l’argent mis de côté pour des motifs autres que ceux auxquels ces fonds sont destinés.

Pour que votre coopérative puisse en profiter à long terme, l’Agence encourage nos clients à mettre la plus grande partie de l’encaisse dont ils n’ont pas besoin immédiatement dans un compte productif d’intérêt ou dans un ou plusieurs certificats de dépôt. Si vous ne l’avez pas déjà fait, nous vous encourageons à vous joindre au programme CHIP de votre fédération locale, qui vous permettra de gagner des intérêts sur votre compte actuel et davantage d’intérêts (généralement) sur vos dépôts à terme.  

Plus c’est petit, plus c’est avantageux

Les coopératives d’habitation de trois étages au maximum et comprenant 20 unités ont eu le plaisir d’apprendre que le gouvernement fédéral étend son programme d’amélioration populaire écoÉNERGIE, dont les coopératives plus importantes ne peuvent profiter.

Les coopératives peuvent présenter des demandes de subventions pour l’amélioration des systèmes de chauffage, de refroidissement ou de ventilation, de chauffe-eau ou le matériel de conservation, ou encore pour l’étanchéisation à l’air et d’autres mesures ou technologies. La date limite pour présenter les demandes est le 31 mars 2012, mais comme toujours, le mot d’ordre est de faire la demande tôt ou de faire face à une déception si les fonds sont épuisés.

Pour obtenir de plus amples renseignements, vérifiez le site Web de Ressources naturelles Canada.

Vous êtes dans une meilleure situation que vous ne le pensiez

Scott Wylie, l’un de nos gestionnaires des relations a attiré récemment notre attention sur un article dans le Canadian Business Magazine soutenant qu’avec le climat économique actuel, il vaut mieux louer son logement que l’acheter. (Et la vie en coopérative offre tous les avantages d’une location et très peu d’inconvénients.)

Dans une culture qui valorise les maisons unifamiliales, le fait de louer son logement n’est pas toujours un signe de respectabilité parmi les personnes qui ont la possibilité d’être propriétaires. Toutefois, l’article met en avant plusieurs excellents arguments sur les avantages de la location. Vous pourriez en citer quelques-uns la prochaine fois que votre oncle un peu spécial vous taquine parce que vous n’êtes pas propriétaire de votre logement.

En particulier, l’auteur indique que le fait de louer son logement n’est pas de l’argent jeté par les fenêtres, contrairement à « l’investissement » que représentent les paiements du prêt hypothécaire. Au contraire, un propriétaire détenant un prêt hypothécaire « loue » de l’argent auprès d’une banque ou d’une coopérative de crédit, tout comme le fait un locataire (ou un membre de coopérative) qui loue un espace. Bien qu’à certains moments si tout se passe bien, le propriétaire n’ait plus besoin de « louer » de l’argent, il devra toutefois payer des frais d’entretien et des impôts et à un moment donné, il sera peut-être obligé de réhypothéquer son logement pour payer les travaux d’immobilisation nécessaires. Pendant ce temps, il est possible que l’argent investi dans la maison rapporte moins en cas de vente que des sommes identiques investies ailleurs. Selon le Fonds monétaire international, dans le climat actuel au Canada, il vaut mieux, et de loin, louer son logement plutôt que de l’acheter.

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Juin 2011

Êtes-vous bien servis?
L’Agence dans l’actualité
L’heure des comptes
Déclarations annuelles de renseignements anticipées
Vivre de l’argent de ses voisins
Enfin des fonds!
Plus d’argent dans la réserve de remplacement d’immobilisations

Êtes-vous bien servis?

Lorsque l’Agence a été mise sur pied, nous avons pris l’engagement de demander aux coopératives de l’Agence ce qu’elles pensaient de notre service à la clientèle, et ce, tous les trois ans. Administré par une firme de recherche professionnelle, PRA Inc., le sondage est envoyé à toutes les coopératives et devrait maintenant se trouver dans votre boîte de réception ou sur votre bureau. Quinze minutes devraient vous suffire pour répondre à la série de questions sur notre service. Nous comparerons les résultats avec ceux recueillis lors de notre dernier sondage pour déterminer les points sur lesquels nous répondons à vos attentes et ceux que nous devons améliorer. Nous vous ferons part des résultats dans notre site Web.

Puisque ce sondage est mené par une entreprise indépendante, vous êtes assurés du maintien de la confidentialité. Veuillez nous aider à nous améliorer en prenant le temps de répondre au sondage. Nous sommes à votre écoute!

L’Agence dans l’actualité

L’édition nationale du printemps de L’Écho de la FHCC contient un long article sur l’Agence. (Voir Facteurs de risques) L’article-choc met l’accent sur ce que l’Agence pense de l’importance de planifier et d’économiser en vue des remplacements d’immobilisations.

Soulignant l’impressionnant redressement à Connaught, à Vancouver et à Catalpa, à Ottawa, l’article mentionne que les deux coopératives ont bénéficié de subventions de la SCHL dans le cadre de l’initiative Rénovation et amélioration des logements sociaux. Destinées à soutenir une économie en crise, ces subventions ne sont plus offertes. À l’avenir, les coopératives à risque recevront les conseils et le soutien de l’Agence et de leurs fédérations régionales et nationales, mais elles devront compter sur leurs propres fonds ou des emprunts, ainsi que sur leur conseil d’administration et leurs membres pour prendre de bonnes décisions.

L’heure des comptes

Il fut un temps où la fin de l’hypothèque n’était qu’un rêve pour les conseils de coopératives. Maintenant, la fin des accords d’exploitation est proche. Alors que le rêve est à la veille de se concrétiser, les coopératives voient maintenant son côté sombre. La fin de l’aide assujettie au contrôle du revenue n’a rien de réjouissant.

Sur le plan des subventions, les coopératives de l’article 95 ont une préoccupation bien précise. La SCHL affirme que tout ce qui reste dans le fonds de subventions excédentaires au terme de l’accord d’exploitation, pas seulement la part excédentaire de la réserve maximale permise, appartient à la SCHL. Certaines coopératives dépensent tout ce qu’elles obtiennent de la SCHL et plus, pour maintenir une bonne combinaison de revenus. D’autres aiment disposer d’un bon coussin financier, au cas où un autre ménage éprouverait des difficultés et aurait besoin d’aide. Lorsque vous déciderez de votre propre politique, gardez à l’esprit le temps qu’il vous reste avant l’échéance de votre accord avec la SCHL. Si vous le souhaitez, vous pouvez prévoir accorder aux membres admissibles l’aide dont ils ont besoin, plutôt que de redonner les fonds.

Déclarations annuelles de renseignements anticipées

Chaque année, de plus en plus de coopératives travaillent avec leur vérificateur pour produire leur déclaration annuelle de renseignements (DAR) à temps, voire un peu plus tôt. Les clients qui produisent leur déclaration en respectant la date limite font le bonheur du gestionnaire des relations, et, comme nous le disons à l’Agence, « le bonheur du gestionnaire des relations fait le bonheur de tous ».

Si vous éprouvez de la difficulté à produire votre déclaration à temps, nous pouvons vous aider. L’année dernière, nous avons rédigé un document qui s’intitule Liste de contrôle pour la vérification préalable de la DAR. Ce guide décrit toutes les étapes que vous devez suivre pour vous préparer à produire votre DAR. Idéalement, le personnel des coopératives devrait commencer à préparer la DAR dès que le nouvel exercice financier commence, bien avant l’arrivée du vérificateur.

Nous avons joint la liste de vérification au bulletin électronique et l’avons remise aux vérificateurs, mais le personnel change et les choses sont oubliées. Nous avons donc pensé qu’un rappel serait des plus utiles. Demandez une copie de la liste à votre gestionnaire des relations ou téléchargez-en une dans notre site Web client protégé par mot de passe, sous la rubrique Ressources de l’Agence. (Veuillez consulter votre gestionnaire des relations si vous ne vous souvenez plus de votre nom d’utilisateur ou de votre mot de passe.) Suivez les étapes rigoureusement et nous vous garantissons que vous soumettrez votre déclaration plus tôt. Prochainement, nous prévoyons joindre la liste de vérification au rappel courant de la DAR grâce à la magie de l’automatisation.

Vivre de l’argent de ses voisins

À l’Agence, nous croyons que la première étape du changement est de découvrir les faits et de les partager. Voici ce que les coopératives nous disent au sujet des administrateurs qui leur doivent de l’argent.

De nos 537 coopératives clientes, 51 ont des règlements qui interdisent aux administrateurs en retard de paiement de siéger au conseil. Un autre groupe de 231 affirme que l’administrateur doit être en règle ou avoir mis en place un plan de remboursement. Vingt autres coopératives affirment avoir un règlement en vigueur, mais sans donner de précisions.

Alors, qu’est-ce que cela nous apprend au sujet des administrateurs en retard de paiement? Cela nous indique qu’un trop grand nombre de clients de l’Agence ont possiblement un membre de leur conseil qui est concerné personnellement par la décision d’expulser un ménage. Les administrateurs donnent l’exemple aux autres membres. Une entente de remboursement est un outil utile pour recouvrer les paiements en retard, mais cela ne change rien au fait : un membre du conseil qui ne paie pas ses frais entièrement et à temps est un mauvais exemple pour ses voisins.

Comme la directrice générale de l’Agence l’a souligné dans son éditorial dans le magazine Scoop de la FHCC, en Colombie-Britannique :

En date des derniers rapports à l’Agence, une coopérative sur quatre comptait au moins un administrateur endetté. Le taux de paiements en retard et de mauvaises créances pour les membres de ces coopératives était quatre fois plus élevé que dans les coopératives ne comptant aucun administrateur en retard de paiement.

Nous ignorons ce qui vient en premier, l’administrateur en retard de paiement ou une coopérative dont de nombreux membres doivent de l’argent, mais la réforme doit commencer par le haut. Nous demandons aux coopératives d’examiner leurs règlements et de songer à la manière de dire qu’un administrateur en retard de paiement ne peut siéger au conseil, peu importe qu’il ait ou non un plan de remboursement. Votre gestionnaire des relations peut vous aider.

Enfin des fonds!

Depuis longtemps, l’Agence parle d’un service qu’elle ne peut encore offrir : Données de référence et pratiques exemplaires. L’idée est tellement simple. De nombreuses coopératives ont des systèmes et des astuces qui les aident à réussir. Alors, pourquoi n’expliqueraient-elles pas à d’autres coopératives comment elles réussissent? Même les bonnes coopératives pourraient trouver une ou deux idées qui les feraient passer de bonnes à excellentes.

Le problème c’est qu’il faut de l’argent pour concevoir un nouveau service. Dernièrement, nous avons appris que l’Agence avait été approuvée pour une subvention de plus 100 000 $ sur deux ans dans le cadre de l’Initiative de développement coopératif du gouvernement fédéral. Ces fonds vont nous permettre de démarrer un projet pilote. Nous n’obtiendrons pas des résultats du jour au lendemain, mais nous sommes sur la bonne voie.

Plus d’argent dans la réserve de remplacement d’immobilisations

Félicitations aux clients de l’Agence! Il est évident que bon nombre d’entre vous mettent de l’argent de côté pour l’avenir. Au cours de l’exercice financier 2010, les clients de l’Agence ont collectivement augmenté leurs contributions à la réserve de remplacement d’immobilisations par plus de 10 %.

C’est formidable de constater que nos clients vont collectivement dans la bonne direction, mais chaque coopérative doit examiner sa propre situation attentivement pour déterminer combien elle doit mettre de côté. Votre gestionnaire des relations de l’Agence peut vous aider à franchir les étapes pour assurer la sécurité de votre avenir.

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Mars 2011

« Les coopératives, des entreprises pour un monde meilleur. »
La Colombie-Britannique et l’Ontario : Remboursement sur d’importants contrats de construction
Ontario — À vérifier à propos de l’entrepreneur

« Les coopératives, des entreprises pour un monde meilleur. »

À l’heure qu’il est, la plupart des clients de l’Agence ont entendu la nouvelle que les Nations Unies ont proclamé 2012 l’Année Internationale des Coopératives. Le slogan pour l’année s’affiche ci-dessus.

Nous espérons que les clients de l’Agence trouveront cette formulation attrayante. Le mouvement de l’habitation coopérative est constitué de beaucoup d’idéalistes qui pensent que les valeurs et les pratiques relatives à l’autoassistance mutuelle mènent vers un monde meilleur. Et qui croit plus profondément à l’importance de construire que les membres des coopératives d’habitation?

Le mot « entreprise » pourrait toutefois sembler inattendu. « Entreprise » évoque plusieurs bonnes choses : de l’énergie, des idées nouvelles et du travail productif. Mais ici, elle veut aussi dire « organisation ».

Parfois nous, qui travaillons pour des coopératives d’habitation et qui y vivons, devons nous rappeler que—bien qu’elles soient des agences sans but lucratif—les coopératives d’habitation sont effectivement des organisations. Quand elles fonctionnent de la façon prévue, elles fournissent un service précieux, créent des emplois et renforcent les communautés au sein desquelles elles sont basées. Au départ, le gouvernement du Canada, puis les membres des coopératives, les ont construites au moyen d’investissements financiers et à la sueur de leur front. Les actifs des coopératives ont besoin de soins continus à travers une gestion et une intendance attentionnées, tout comme ceux de  toute autre organisation.

Nous espérons qu’en 2012, toutes les coopératives apporteront leur soutien à un projet, qu’il soit grand ou petit, qui célèbre le sens de ce slogan dans son intégralité. Ce slogan constitue une vive déclaration de notre modèle d’organisation unique et rassemble toutes les coopératives, qu’elles soient à base d’actions ou sans but lucratif, en une seule phrase. Donc, commençons à construire un monde meilleur. Qu’attendons-nous?

La Colombie-Britannique et l’Ontario : Remboursement sur d’importants contrats de construction

Votre coopérative a-t-elle signé un contrat de construction important avant ou peu après juillet 2010 pour un grand projet d’immobilisations? Si c’est le cas, vous pourriez être admissible à un remboursement d’impôts.

Avant cette date, les entrepreneurs incluaient la taxe de vente provinciale (TVP) dans leur soumission et dans leur contrat, comme faisant partie du coût des matériaux. Mais après l’introduction de la TVH, la TVP n’était plus perçue sur les matériaux, parce qu’elle était incluse dans la TVH.

Si l’achat des matériaux a été effectué après juillet 2010 pour des travaux d’immobilisation pour lesquels une soumission a été faite ou un contrat signé avant cette date, votre coopérative a probablement payé deux fois la part d’impôt qui devait revenir à la province. (Dans de rares cas, l’entrepreneur pourrait avoir effectué un ajustement à la baisse au contrat pour supprimer la TVP qui a été incluse à l’origine dans le coût des matériaux.)

Si de tels changements n’ont pas été effectués à votre contrat de construction, vous aurez besoin que l’entrepreneur confirme la date d’achat des matériaux (c.-à-d. avant ou après le 1^er juillet 2010) par écrit. Fournissez les renseignements à votre vérificateur et demandez à la société d’effectuer une demande auprès de l’Agence du revenu du Canada pour le remboursement de ce paiement en double.

Des renseignements provenant de l’Agence du revenu du Canada sont disponibles ici. Payer deux fois ses impôts constitue un acte très solidaire de la part de votre coopérative, mais même les services fiscaux avides d’impôts de la Colombie-Britannique et de l’Ontario n’exigeront pas un tel acte.

Ontario — À vérifier à propos de l’entrepreneur

En Ontario, les entrepreneurs doivent cotiser à la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail (CSPAAT) pour leurs employés. Si l’entrepreneur que votre coopérative a employé n’effectue pas le paiement de ces primes à temps, votre coopérative pourrait être tenue financièrement responsable.

Quand les cotisations d’un entrepreneur sont à jour, la CSPAAT émet un certificat de décharge qui constitue un renseignement public et qui est disponible aux fins de consultation. Les coopératives doivent s’assurer que les entrepreneurs avec lesquels elles font affaire ont fait le nécessaire pour se protéger et pour protéger leurs employés et leurs clients.

Consulter le certificat de décharge d’une société est désormais bien plus facile, les numéros représentant les certificats de décharge étant disponibles à travers le système eClearance (le programme de délivrance de certificats de décharge en ligne), une fois que vous aurez ouvert un compte et une session. Les certificats de décharge sont valables pour une durée allant jusqu’à 90 jours.

Pour plus de renseignements concernant les certificats de décharge, vous pouvez communiquer avec les services de la CSPAAT en composant le 416 344-6851 ou consulter leur site Web mentionné ci-dessus et la section Comptes des employeurs.

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Décembre 2010

Un nouvel engagement envers votre coopérative
L’autoassistance mutuelle : les fondements de la coopérative
Les données financières en langage simple : l’information la plus accessible pour les membres des coopératives
Aide fédérale de taille pour augmenter l’accessibilité : dernière chance?

Un nouvel engagement envers votre coopérative

Décembre 2010 marque le lancement du nouveau projet de l’Agence visant à augmenter la contribution des coopératives à leur réserve de remplacement des immobilisations. Comme les bâtiments prennent de l’âge, il est indéniable que les coopératives devront mettre plus d’argent de côté pour leurs dépenses de réparations et de remplacement d’immobilisations.

Idéalement, le montant d’argent annuel versé ferait partie d’un programme approuvé de réserve d’immobilisations élaboré après une évaluation de l’état des bâtiments. Étant donné que plusieurs coopératives n’ont pas de plan, les gestionnaires des relations de l’Agence devront s’entretenir avec elles individuellement au sujet du montant qu’elles devraient mettre de côté.

Certaines coopératives ont été prévoyantes quant aux besoins prévisibles et ont depuis quelques années augmenté leurs contributions budgétées. Ces coopératives sont candidates à un engagement officiel stipulant qu’elles continueront à mettre de côté un plus gros montant dans leur fonds de réserve que ce que leur accord d’exploitation nécessite.

Est-ce qu’un engagement officiel compte? Nous avons tous constaté à quel point des changements dans le conseil et la gestion peuvent faire régresser une bonne coopérative pendant quelques années. L’Agence croit qu’une nouvelle redéfinition de la contribution aidera à s’assurer que le leadership financier des conseils, des gestionnaires et des membres responsables ne passera pas inaperçu, ni aux yeux des coopératives, ni aux yeux de l’Agence.

L’autoassistance mutuelle : les fondements de la coopérative

Les anthropologues nous disent que les humains ont collaboré depuis la nuit des temps; l’idée de la coopérative a donc des racines profondes. Tout est parti de l’idée de l’autoassistance mutuelle.

Le retour aux sources est une des clés du sauvetage financier des coopératives. En reconnaissant les problèmes et en s’y attaquant ensemble, les administrateurs et les membres ne se contenteront pas de trouver des solutions, mais renforceront aussi le côté humain de leur organisation. C’est un bon moyen de se préparer au jour où les accords d’exploitation prendront fin et où les coopératives d’habitation seront laissées à elles-mêmes. En demandant des droits d’occupation assez élevés pour répondre véritablement aux besoins financiers et immobiliers de leur coopérative, les membres reviennent aux racines du mouvement coopératif lorsque les gens mettaient leurs pièces de monnaie en commun pour transformer leurs miettes en miches de pain.

Même si de nouveaux fonds occupent une place importante dans le sauvetage, il ne constitue pas une fin en soi. Les sauvetages ne fonctionnent que lorsque les membres abandonnent leur idée de vivre dans une coopérative essentiellement inchangée mais avec de meilleurs bâtiments. Un sauvetage réussi peut rendre une coopérative à travers la douleur à la transfiguration, à condition que les membres soient disposés à adopter pleinement la notion d’autoassistance mutuelle. Au mieux, un sauvetage voudra dire une organisation revitalisée souhaitant plus que jamais assurer l’intendance d’un groupe de demeures que les membres décideront de laisser à la génération suivante.

Les données financières en langage simple : l’information la plus accessible pour les membres des coopératives

L’Agence commencera bientôt à demander une rétroaction à ses aux coopératives ayant consulté leurs données financières en langage simple (60 jusqu’ici). Cette présentation des états financiers vérifiés de la coopérative en anglais ou en français simplifié vise à aider les membres qui ne sont pas des experts en finances à obtenir un tableau clair de ce que la coopérative a gagné et dépensé, de ce qu’elle détient et doit.

Les coopératives qui n’ont pas consulté leurs états financiers en langage simple peuvent le faire sur le site Web sécurisé de l’Agence, dans la section « Rapports de l’Agence ». (Vous pouvez accéder au site Web des clients en tapant www.agency.coop. Cliquez sur « Accès aux clients » et entrez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe. Ou adressez-vous à votre gestionnaire des relations pour obtenir son aide.) Si vous n’avez pas eu de fin d’exercice financier depuis que nous avons lancé le rapport, il est tout de même pertinent de vous brancher. Notre système génère un ensemble d’états financiers pour chaque DAR que vous avez rempli jusqu’ici.

Ces états financiers seront plus utiles pour les coopératives qui complètent la DAR et autre documents avant de tenir leur réunion annuelle. (Rappelez-vous que les membres n’ont pas besoin d’approuver les états financiers avant que vous les soumettiez.) Aussitôt que nous avons validé ce que vous nous envoyez, vos états financiers en langage simple sont accessibles. Si vos membres en obtiennent une copie avant ou pendant la réunion annuelle, vous pouvez être certain qu’ils comprendront les états financiers de votre coopérative mieux que jamais.

Nous tenons à remercier tout spécialement Alex Ferguson, de la Oak Street Housing Co-operative, qui a volontairement donné ses commentaires sur ce qu’il appelle les états financiers accessibles.

Aide fédérale de taille pour augmenter l’accessibilité : dernière chance?

Au cours des prochains moins, les grandes coopératives d’habitation préoccupées par l’accessibilité devraient prévoir d’envoyer une demande à Ressources humaines et Développement des compétences Canada pour recevoir une subvention allant de 500 000 $ à 3 000 000 $. Ces subventions sont réservées aux ensembles d’importance qui amélioreront l’intégration de personnes à mobilité réduite grâce à la modernisation, à la rénovation ou à la construction d’installations. La date limite est le 13 janvier 2010.

D’autres renseignements se trouvent sur le site Internet du gouvernement sous le Volet Projets de moyenne envergure du Fonds pour l’accessibilité.

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Octobre 2010

Un outil utilisé pour suivre la piste monétaire
La gestion financière selon Shakespeare
« Défaut de payer intégralement et selon l’échéance » : Fieldstone contre Rodriguez

Un outil utilisé pour suivre la piste monétaire

Les gestionnaires des coopératives commencent à consulter les Données financières en langage simple qu’ils peuvent trouver à partir du site Web sécurisé de l’Agence. La Coopérative d’habitation Windmill Line située dans la région St. Lawrence de Toronto peut se targuer de faire partie des premiers utilisateurs de l’outil.

Pour ceux et celles qui reviennent de longues vacances et qui n’ont pas pris connaissance de notre envoi postal, les Données financières en langage simple représentent les déclarations des états financiers vérifiés de votre coopérative, et ce, rédigées très clairement en anglais ou en français. Ce document de trois pages est un nouvel outil que l’Agence a préparé afin de vous montrer, de manière plus claire, à vous ainsi qu’à vos membres, la situation financière de votre coopérative d’habitation.

Caractéristiques particulières : À la page un, si deux chiffres sont mis en surbrillance à l’aide d’une même couleur, ces derniers sont apparentés. À la page deux, le diagramme circulaire vous montre la provenance de l’argent (les droits d’occupation constituent la pierre angulaire) et la façon dont il a été dépensé (en grande partie pour les paiements du prêt hypothécaire et les impôts fonciers). À la page trois, vous pouvez constater tout ce que vous avez exigé et déboursé pour chacune des cinq dernières années. Ainsi, vous pouvez facilement prendre connaissance des tendances (p. ex les mystérieuses baisses de revenu relatives à la buanderie, au stationnement).

L’Agence communiquera sous peu avec les coopératives ayant déjà pris connaissance de leurs Données financières en langage simple. Nous voulons savoir si vous avez trouvé le processus facile et de quelle façon vous vous êtes servis du document. Quant à nous, nous vous assurons que nous publierons tout commentaire, anecdote pertinents à l’intérieur du bulletin électronique. Nous espérons qu’ils serviront à motiver les utilisateurs tardifs de ce nouvel outil et qu’ils le remettront à leurs membres.

La gestion financière selon Shakespeare

À quel moment est-il propice pour les gestionnaires d’une coopérative d’habitation de s’ouvrir aux conseils financiers de l’un des pires vilains de Shakespeare? Réponse : Lorsque le conseil est supérieur à la source.

Nombreux sont ceux et celles qui ont entendu l’histoire du Maure de Venise, Othello. Selon la tragédie de Shakespeare, le héros est manipulé pour assassiner sa tendre épouse. Lago, le roué, savait très bien de quelle façon le monde fonctionne. C’est pourquoi il recommandait : « Mets de l’argent dans ta bourse. » Il s’agit-là d’un conseil fort utile pour toutes les coopératives d’habitation.

Toutefois, comment trouver plus d’argent pour gonfler sa bourse? En fait, là où vous le pouvez. Augmenter les droits d’occupation? Cocher oui. Faire appel à une agence de recouvrement pour les créances irrécouvrables? Cocher oui. Modifier les procédures d’inscriptions afin que les unités soient occupées plus rapidement? Cocher oui. Annoncer les logements qui seront vacants avant qu’ils ne le deviennent? Cocher oui. Des toilettes et douches à faible consommation d’eau? Cocher oui. Être plus dur avec les membres en retard? Cocher oui. Puis ajouter des fonds à votre réserve pour remplacement d’immobilisations.

Certes, vous ne serez pas aimé de tous, mais le fait de constituer une plus importante réserve est définitivement la chose à faire. Du point de vue de l’Agence, vous serez un héros et votre coopérative aura les fonds nécessaires pour palier aux problèmes.

“Défaut de payer intégralement et selon l’échéance : Fieldstone contre Rodriguez (Le 23 septembre 2010)

Une excellente décision écrite de la part de la Cour de justice de l’Ontario a été rendue la semaine dernière et celle-ci offre de l’espoir relativement aux membres qui sont toujours en retard dans leurs paiements, qui s’engouffrent de plus en plus au niveau des arrérages et, qui acquittent leurs dettes en toute dernière minute.

Selon la jurisprudence, le juge a donné raison à la Coopérative Fieldstone de Toronto, et ce, malgré la réponse des membres accusés qui « justifiaient » la situation en raison de difficultés financières. Qui plus est, ces derniers insistaient aussi sur le fait qu’ils n’étaient plus en retard de paiement. La conclusion : le tribunal a attribué les dépenses en faveur de Fieldstone, même s’il n’a pas accordé la totalité des sommes réclamées.

Le tribunal a fait mention de la situation financière précaire de la coopérative, de ses besoins, et de la nécessité, partagée par toute coopérative d’habitation, de faire affaires selon le bon jugement du conseil d’administration et des règlements administratifs. C’est ce qui a fait pencher la balance en faveur de Fieldstone contre l’argument du membre qui préconisait ne pas avoir les moyens de déménager ou de se trouver un autre logement.

Le juge a mentionné à plus d’une reprise le « Défaut de payer intégralement et selon l’échéance », phrase qui devrait remplacer  « paiements en retard répétitifs » que l’on retrouve dans la Requête en expulsion du locataire pour non-paiement du loyer (Ontario). Les coopératives d’habitation des autres provinces devraient aussi prendre note de cette nouvelle.

Félicitations à Fieldstone pour avoir émis un message clair : Vivre en coopérative signifie s’acquitter de sa juste part selon l’échéance convenue. Il s’agit-là d’un principe essentiel des coopératives d’habitation, un principe en faveur duquel un tribunal de l’Ontario a donné son accord.

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Août 2010

Progrès
Où est l’argent?
Elain Duvall : une recrue de niveau supérieur
Une minute de silence

Progrès

Une analyse du rendement des coopératives avec lesquelles nous travaillons montre une amélioration de deux éléments de mesure clés, de 2007 (qui représente la première année depuis laquelle nous disposons de données complètes) à 2009. En 2007, 57 % de nos clients avaient combiné des arriérés et des créances irrécouvrables totalisant au maximum 1,5 % de l’ensemble des droits d’occupation pour les ménages. Deux ans plus tard, 62 % de nos clients affichaient cet excellent résultat. Le pourcentage de coopératives ayant des arriérés et des créances irrécouvrables graves (3 % ou plus) s’est également amélioré, passant de 24 % en 2007 à 18 % en 2009.

Les coopératives ont également réduit leurs pertes relatives aux logements vacants en dépit d’une situation économique difficile. Trente pour cent des clients de l’Agence ne disposaient d’aucun logement vacant en 2009, ce qui représente une augmentation par rapport à 27 % en 2007. Les trois quarts des coopératives ont indiqué avoir subi des pertes inférieures à 117 $ l’unité par an en ce qui concerne les logements vacants (2009); ce chiffre représente une baisse par rapport aux pertes s’élevant à 133 $ en 2007 (indexé par rapport aux dollars de 2009).

Où est l’argent?

Les nouvelles de 2009 n’étaient cependant pas toutes bonnes. Deux mesures clés ont mis en évidence la situation financière plus difficile des coopératives par rapport à 2007. Il s’agit des liquidités—à savoir notre facteur de mesure de la capacité d’une coopérative à payer ses factures—et du revenu net qui indique les résultats des coopératives au cours du dernier exercice. (Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter nos Q et R sur l’évaluation annuelle des risques). En 2009, seuls 59 % des clients connaissaient une situation financière bonne ou excellente en tenant compte des deux facteurs de mesure mentionnés ci-dessus; ce pourcentage représente une baisse mineure mais inquiétante par rapport au chiffre de 63 % en 2007.

Comment cela est-il possible si nos clients perdent moins d’argent en raison des arriérés et des logements vacants, qui représentent les deux principales raisons pour lesquelles les coopératives gagnent moins d’argent que les sommes prévues dans les budgets? La réponse est claire, même si elle ne fait pas plaisir : les droits d’occupation sont trop bas. Les gens doivent payer davantage.

Cela peut paraître trop simple, mais parfois un simple énoncé des faits financiers produit le meilleur effet. C’est ce que vous verrez dans nos prochains états financiers en langage simple, qui reformulent les états vérifiés des coopératives dans un langage ordinaire. La réalité ne sera pas toujours rose, mais nous pensons qu’une fois que les membres l’auront comprise, il sera plus facile de les persuader de prendre les mesures qui s’imposent.

Elain Duvall : une recrue de niveau supérieur

En raison de la limitation du nombre de mandats, le Conseil d’administration de l’Agence a été contrainte de se séparer de Stuart Thomas, un administrateur précieux et expérimenté de la C.-B. Heureusement pour nous, la FHCC a réussi à recruter une personne remarquable pour le remplacer.

Résidente de longue date de la Colombie-Britannique, Elain Duvall est depuis longtemps engagée dans le secteur du logement. Pendant plus de 10 ans, Elain a été directrice exécutive de la Columbia Housing Advisory Association, un groupe de ressources respecté à l’époque où les programmes gouvernementaux facilitaient le développement de nouvelles coopératives d’habitation. Elain a également joué un rôle actif en tant que membre du Comité de développement de la FHCC.

Depuis 1990, Elain travaille à l’échelon municipal, dans le secteur privé et en tant que consultante dans le domaine des coopératives d’habitation et en tant que collectrice de fonds. Elle a joué un rôle dans des organismes et des conseils d’administration du secteur privé, sans but lucratif, ou consultatif, y compris Citizens Bank, Vancity Credit Union et Credit Union Central of B.C. Pour obtenir d’autres renseignements sur les états de service d’Elain, veuillez visiter notre site Web. Nous sommes ravis de la compter parmi nous.

Une minute de silence

Le monde des coopératives d’habitation a appris le décès de l’un de ses pionniers. Jim MacDonald était un leader qui a fait de ce secteur ce qu’il est aujourd’hui au Canada. Né en Nouvelle-Écosse dans un milieu modeste, Jim a joué un rôle actif dans le mouvement syndical à une période ou une telle activité était un motif de licenciement. Son service en temps de guerre à titre de mécanicien au sein de l’Aviation canadienne lui a permis de poursuivre ses études à Antigonish. Cette université était depuis longtemps un foyer où la foi dans le partage des biens des coopératives où tous travailleraient ensemble dans un esprit d’entraide mutuelle était fort répandue.

L’énergie, le charisme et le gros bon sens de Jim ont fait de lui un organisateur syndical idéal pour le Congrès du travail du Canada, mais il n’a jamais perdu la foi dans la valeur de la coopération. En 1958, Jim a été chargé de doter le Comité des coopératives-CTC en personnel afin de promouvoir le développement des coopératives. Cela a entraîné la création de la Fédération de l’habitation coopérative du Canada (FHCC) en 1968, sous le parrainage de l’église, des syndicats et initialement, celui des étudiants.

Le gouvernement a commencé à se rendre compte de l’erreur qu’il commettait en isolant un nombre important de personnes très défavorisées dans des tours lugubres. La porte des logements communautaires était ainsi ouverte et la FHCC était prête. Avec l’embauche de personnel et le développement de façon sérieuse des coopératives, Jim a de son côté continué à jouer un rôle prépondérant au sein du Conseil d’administration, dont il a été le président de 1972 à 1978. La croissance spectaculaire du nombre de membres a apporté un changement dans la nature de la FHCC, mais le leadership de Jim MacDonald n’a jamais été oublié.

En 1988, la FHCC a créé le Prix Jim MacDonald pour le changement social, la récompense la plus importante de notre secteur, qui est décernée aux organisations coopératives affichant des réalisations dans les domaines de la justice sociale et du travail communautaire qui illustrent les principes sur lesquels Jim a basé sa vie. Chacun d’entre nous devrait observer une minute de silence pour remercier Jim d’avoir été celui qu’il était et pour avoir rendu tant de choses possibles pour nous.

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Juin 2010

Le dernier chapitre de votre exercice : les états financiers en langage simple
TVH : l’argent fait tourner le monde
La tendance est de votre côté
Adieu au sous-sol
Budgets, sauvetages financiers et indépendance des coopératives
Mayflower – Les premiers à accoster

Le dernier chapitre de votre exercice : les états financiers en langage simple

En juillet, l’Agence lancera un nouveau rapport qui se voudra une continuité de notre pratique consistant à renvoyer les renseignements des coopératives de manière conviviale.

Beaucoup de membres des coopératives ne sont pas à l’aise avec l’ensemble de données colossal que l’on appelle états financiers vérifiés. Vingt-quatre heures après le départ de leur vérificateur, ces membres sont absorbés par leurs vies actives et ne sont pas très sûrs de comprendre tout ce qui a été dit pendant la vérification. Cela s’explique malheureusement par le fait qu’il est difficile de décider quelle direction prendre si vous ne savez pas où vous vous situez.

Les états financiers en langage simple devraient permettre de changer la donne. Le nouveau rapport tire les renseignements de votre DAR et présente un sommaire de vos états financiers vérifiés comme s’il s’agissait du dernier chapitre d’un roman policier. Tout devient alors plus clair. Voici un exemple :

Si vous déposez votre DAR ainsi que les documents connexes suffisamment tôt, vous pouvez remettre les états financiers en langage simple à vos membres avant votre réunion annuelle. Les polars sont fascinants de la première page à la dernière, mais les conseils et membres des coopératives ont plutôt besoin de savoir qui a commis le meurtre.

TVH : l’argent fait tourner le monde

Les coopératives de l’Ontario et de la Colombie-Britannique feront face à des difficultés budgétaires lorsque ces deux provinces passeront de la taxe de vente provinciale (TVP) et de la taxe sur les produits et services (TPS) à la taxe de vente harmonisée (TVH). Tout d’un coup, les frais de services publics et les travaux d’immobilisation sur votre propriété et même les frais à verser à votre entreprise de gestion seront plus élevés.

La plupart de nos clients ont réduit ces coûts en prenant des dispositions avec les services fiscaux pour obtenir un statut de municipalité. Aussi étrange que cela puisse paraître, pratiquement tous les clients de l’Agence devraient être admissibles. Avec un statut de municipalité, vous pouvez demander un ou plusieurs remboursements en fonction du nombre d’unités de votre coopérative qui sont subventionnées par le gouvernement. (Les subventions internes ne comptent pas.)

Si vous ne connaissez pas le statut de votre coopérative, demandez à votre gestionnaire des relations qui peut vous aider à faire une demande en vue d’obtenir le statut de municipalité, si votre coopérative ne l’a pas. Une fois cette désignation obtenue, votre vérificateur peut demander un remboursement d’impôt pour votre coopérative. Qui plus est, vous pouvez demander jusqu’à quatre années de remboursement lorsque vous présentez votre première demande. De l’argent pour votre coopérative, cette année et les autres qui suivront également! C’est toujours utile.

La tendance est de votre côté

Le rapport et la lettre annuels d’évaluation des risques comprendront du nouveau. Pour la première fois, notre rapport indiquera le profil de tendance de votre coopérative, qui peut être en hausse, stable ou en baisse.

Nous avons élaboré cette nouvelle caractéristique parce que nous avons remarqué que les changements positifs apportés par les coopératives ne figuraient pas dans la cote de risque améliorée. C’est logique, même si cela peut être décourageant. Plusieurs années et beaucoup d’argent peuvent être nécessaires pour améliorer l’état du bâtiment d’une coopérative et l’accumulation d’un fonds de réserve peut même exiger davantage de temps. Ce sont ces éléments qui permettent d’améliorer la cote de risque. Un profil de tendance à la hausse encourage la coopérative à continuer le bon travail, mais cela peut aussi indiquer que les conditions du marché locatif se sont améliorées.

Veuillez lire attentivement votre lettre d’évaluation des risques et posez à votre gestionnaire des relations des questions à propos du profil de tendance de votre coopérative. Vous pouvez également lire notre document Q et R révisé sur la cote de risque.

Adieu au sous-sol

Le Centre de service de l’Agence pour les Prairies à Calgary sera fermé le vendredi 25 juin en raison du déménagement de l’Agence qui passera d’un cagibi étroit situé dans un sous-sol à des locaux supérieurs. La nouvelle adresse est la suivante : Suite 604/ 7015 Macleod Trail SW/ Calgary AB  T2H 2K6.

Le nouvel espace n’a rien de luxueux, mais au moins notre directeur, Services des prêts et de la prévention des défauts aura un bureau digne de ce nom, et une pièce servira aux vidéo-conférences, ce qui nous permettra de réduire nos frais de déplacement. Ces nouveaux locaux auront toutefois une caractéristique de luxe : une vue imprenable sur les contreforts, en particulier au coucher de soleil. Prenez ça, Ottawa.

Budgets, sauvetages financiers et indépendance des coopératives

Certains de nos clients connaissent suffisamment de difficultés pour avoir besoin d’un sauvetage financier. Ce sauvetage peut se présenter sous différentes formes, mais dans tous les cas, la coopérative doit mettre en place des restrictions budgétaires pendant que l’Agence l’aide à se sortir du gouffre financier dans lequel elle est plongée.

Étant donné que les coopératives se retrouvent généralement dans cette position en raison de problèmes de gestion ou à cause de l’état des bâtiments, l’Agence accorde une attention spéciale à leurs budgets. Le plan de redressement financier établit normalement à quel moment la coopérative doit soumettre son budget d’exploitation à l’Agence, habituellement bien avant la fin de son exercice financier. L’Agence examine le budget et l’approuve ou le modifie. Le conseil d’administration de la coopérative ratifie le budget révisé et le présente pendant une réunion de membres pour une approbation officielle.

Les coopératives sont parfois choquées de voir à quel point le sauvetage financier limite leurs options. Le sauvetage financier est synonyme d’augmentation des droits d’occupation, de contrôle des dépenses, de gestion plus rigoureuse, de réparations de base du bâtiment, de périodes frénétiques suivies par des périodes d’attente et d’absence de tolérance pour les retards. Il vaut mieux pour les coopératives qu’elles fassent les choix douloureux plus tôt. Ainsi, elles en auront moins à faire.

Mayflower – Les premiers à accoster

C’est la troisième année que l’Agence demande aux coopératives de remplir un questionnaire pré-inspection. Cette idée nous est venue afin de planifier les inspections du client et de faire un meilleur usage du temps que l’inspecteur passe sur place.

Le jour où nous avons envoyé les questionnaires à 268 coopératives, 30 coopératives y ont accédé, 15 ont saisi et enregistré des données initiales, 9 ont rempli et renvoyé le questionnaire et 5 ont utilisé une nouvelle caractéristique permettant d’en imprimer une copie. Ce jour a été le meilleur premier jour que nous ayons connu.

Le premier questionnaire retourné a été celui de la coopérative d’habitation de Mayflower en Colombie-Britannique, qui nous est parvenu 45 minutes après l’envoi du courriel. Malheureusement, certains clients ont mis du temps à répondre et quelques inspections ont du être effectuées sans qu’aucune réponse n’ait été reçue. Nous remercions donc la coopérative Mayflower ainsi que toutes celles ayant fait preuve de la même rapidité dans leurs réponses, ce qui indique un intérêt certain envers l’état de leurs propriétés, intérêt que nous partageons bien évidemment

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