Questions et réponses (Q&R)

Questions et réponses sur le formulaire de consentement à la communication de renseignements?

1. Qu’est-ce que le formulaire de consentement à la communication de renseignements ?
2. Pourquoi l’Agence a-t-elle besoin de ces renseignements?
3. Pouvons-nous être certains que les renseignements relatifs à notre coopérative sont protégés?
4. Pourquoi l’Agence doit-elle conserver les renseignements personnels de nos membres?
5. La SCHL ne nous avait pas demandé de leur transmettre nos renseignements. Si l’Agence a « repris » la majorité des dossiers de coopératives de la SCHL, pourquoi doit-elle recueillir ces renseignements?

1. Qu’est-ce que le formulaire de consentement à la communication de renseignements?

Il s'agit d'une entente autorisant l'Agence à communiquer à des entités spécifiques des renseignements relatifs à l'exploitation de la coopérative. Cette entente ne nous permet pas de communiquer des renseignements personnels au sujet des membres ou des employé(e)s des coopératives.

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2. Pourquoi l’Agence a-t-elle besoin de ces renseignements?

Le formulaire de consentement permet à l’Agence de communiquer avec le vérificateur, l’avocat et le prêteur hypothécaire de votre coopérative et de partager des renseignements avec eux. Votre vérificateur joue un rôle important puisqu’il doit rédiger un rapport annuel électronique de votre coopérative, qui est ensuite transmis à l’Agence.

Le formulaire de consentement nous permet aussi, au besoin, de discuter de votre coopérative avec une fédération locale ou nationale d’habitation coopérative ou avec une instance gouvernementale qui pourrait devenir une source de financement.

Grâce au formulaire de consentement, nous pourrons prendre des mesures qui nous permettrons de dispenser nos services. Si une coopérative se heurte à un problème important, le formulaire nous permettra de partager rapidement certains renseignements avec d’autres personnes qui possèdent les compétences nécessaires afin que nous puissions travailler, ensemble, à régler le problème avant qu’il ne s’aggrave.

Nous croyons qu’en agissant rapidement, nous pourrons obtenir de meilleurs résultats.

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3. Pouvons-nous être certains que les renseignements relatifs à notre coopérative sont protégés?

Les renseignements relatifs à votre coopérative sont consignés dans une section du site Internet de l’Agence qui est protégée par un mot de passe. Nous vous demanderons par ailleurs de changer de mot de passe occasionnellement.

La décision de donner, ou non, le droit d’avoir accès à ces renseignements aux membres de votre équipe vous reviendra.

Seules les personnes que vous aurez désignées auront accès à vos renseignements, à moins que d’autres personnes ne doivent les visualiser pour vous offrir des services.

Pour protéger leurs renseignements confidentiels, les coopératives devraient veiller à ce que leurs coordonnées sont à jour : elles s’assureront ainsi de recevoir les messages et les renseignements qui leur sont transmis par l’Agence.

Tous nos employés ont signé une entente de confidentialité selon laquelle ils et elles doivent protéger tous les renseignements qui leur sont transmis sur les coopératives par l’entremise de l’Agence.

L’Agence et ses employés sont assujettis à la Politique sur la confidentialité et l’accès à l’information.

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4. Pourquoi l’Agence doit-elle conserver les renseignements personnels de nos membres?

L’Agence ne recueillera pas les renseignements personnels des membres des coopératives, si ce n’est des noms et des coordonnées de leurs dirigeants et de leurs employés. Les renseignements que nous recueillons sont ceux qui ont un lien avec les activités commerciales de la coopérative. Nous n’avons pas besoin des renseignements personnels des membres des coopératives.

Le formulaire de consentement ne nous permet pas de partager les renseignements personnels que nous sollicitons de ces personnes.

Les renseignements personnels sont protégés par une loi récente, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). (L’Alberta et la C.-B. ont maintenant adopté leur propre loi sur la protection des renseignements personnels.) L’Agence veut établir des normes de protection plus rigides que celles de la Loi. Nous vous invitons à prendre connaissance de notre Politique sur la protection des renseignements personnels pour obtenir de plus amples renseignements à ce sujet.

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5. La SCHL ne nous avait pas demandé de leur transmettre nos renseignements. Si l’Agence a « repris » la majorité des dossiers de coopératives de la SCHL, pourquoi doit-elle recueillir ces renseignements?

De nos jours, les professionnels, les organismes et les instances gouvernementales demandent souvent le consentement de tiers pour pouvoir transmettre des renseignements qui leur permettront de dispenser les services qu’ils offrent.

La SCHL a demandé à la FHCC d’obtenir le consentement écrit des coopératives avant de pouvoir étudier leur situation.

Lorsqu’une coopérative régie par le PHI demande un plan de redressement, le Fonds de stabilisation doit obtenir son consentement pour partager les renseignements qu’elle détient à son sujet avant d’entreprendre les démarches.

Si on demande le consentement des coopératives avant de discuter de leur situation avec des tiers, c’est pour les traiter avec l’égard, le respect et la courtoisie que nous croyons qu’elles méritent.

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