Questions et réponses (Q&R)

Questions et réponses sur les arriérés cumulés par des administrateurs

1. Qu'est-ce que c'est que cette question d'arriérés cumulés par des administrateurs?
2. Pourquois les arriérés d'administrateurs seraient-il source de préoccupation?
3. Les membres du conseil d'administration sont membres de la coopérative d'habitation. Ne jouissent-ils pas des mêmes droits que tous les autres membres?
4. Nos règlements prévoient qu'un administrateur peut cumuler des arriérés s'il ont signé une entente de paiemant. Est-ce que cela ne règle pas le problème?
5. Notre coopérative est une collectivité et nos membres sont des personnes intègres. Pourquoi n'aiderions-nous pas un des nôtres, administrateur, lorsqu'il a besoin d'aide?
6. Comment l'Agence souhaite-t-elle que nous gérions la question d'arriérés cumulés par nos administrateurs?
7. Notre coopérative n'a jamais à composer avec des arriérés, donc pourquois se donnerait-on la peine d'amender nos règlements?
8. Notre coopérative a dû accepter un sauvetage financier. Nos sommes trop occupés pour nous charger de ce nouveau dossier.
9. Le meilleur membre de notre conseil d'administration a cumulé des arriérés envers la coopérative. Nos ne pourions gouverner la coopérative sans elle.

1. Qu'est-ce que c'est que cette question d'arriérés cumulés par des administrateurs?

Chaque année, en vue de la préparation de la Déclaration annuelle de renseignements (DAR), l'Agence demande à chaque coopérative si des membres de leur conseil d'administration ont cumulé des arriérés. Les arriéres d'administrateurs représentent un risque pour les coopératives et n'augurent rien de bon pour les membres.

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2. Pourquois les arriérés d'administrateurs seraient-il source de préoccupation?

Les réponses que nous fournissent les coopératives dans le cadre de leur DAR indiquent fois après fois qu'il existe un lien très étroit entre les arriérés des administrateurs et ceux des membres. Nous ne suarions dire si c'est le premier qui engendre le second, mais nous savons ceci :

Dans leur dernier rapport à l'Agence, une coopérative sur quatre indiquait qu'au moins un administrateur avait cumulé des arriérés. Les taux d'arriérés et de mauvaise créances des membres de ces coopératives étaient quatre fois plus élevés que les taux affichés par les coopératives exemptes d'arriérés cumulés par leurs administrateurs.

 - Scoop (éditorial) hiver 2011

Un taux élevé d'arriérés augmente la probabilité qu'une coopérative ait des problème financiers. Cela peut vouloir dire ne pas pouvoir respecter le calendrier d'entretien ou encore ne pas pouvoir metre suffisamment de fonds de côté en vue de travaux futurs.

Votre coopérative est peut-être à l'abri de cette réalité, à l'heure actuelle. Mais ne tenez pas pour acquis que la chance vous sourie longtemps. Certaines de vos coopératives homologues pourront témoigner de cette triste vérité.

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3. Les membres du conseil d'administration sont membres de la coopérative d'habitation. Ne jouissent-ils pas des mêmes droits que tous les autres membres?

Les administrateurs sont assujettis à des normes plus rigoureuses que les autres membres de la coopérative. La responsabilité qui leur revient n'est pas à prendre à la légère. Les administrateurs, qui agissent collectivement en tant que conseil d'administration, ont le mandat de gérer les activités de la coopérative. À titre d'individus siégeant à ce conseil d'administration, les administrateurs sont redevables non seulement auprès de leurs membres, mais doivent aussi mettre l'intérêt supérieur de la coopérative avant le leur et ce, en tout temps. Il est clair qu'il n'est pas dans le meilleur intérêt de la coopérative que ses administrateurs lui doivent de l'argent.

 

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4. Nos règlements prévoient qu'un administrateur peut cumuler des arriérés s'il ont signé une entente de paiemant. Est-ce que cela ne règle pas le problème?

Malheursement, non. Votre coopérative d'habitation n'a pas été créée dans le but de consentir des prêts sans intérêts, et un arriéré demeure un arriéré, même si quelqu'un vous promet de vous le rembourser plus tard. Une promesse formelle n'aidera pas votre coopérative à payer ses factures.

Mais la question n'est pas que pragmatique. Les administrateurs sont des chefs de file et, à ce titre, on s'attend à ce qu'ils donnent l'exemple. S'il ne s'acquittent pas de leurs responsabilités financières en temps opportun, ils envoient le message que personne n'a à le faire.

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5. Notre coopérative est une collectivité et nos membres sont des personnes intègres. Pourquoi n'aiderions-nous pas un des nôtres, administrateur, lorsqu'il a besoin d'aide?

Notre réponse pourrait vous sembler sans pitié, mais la réalité est que les coopératives d'habitation ne peuvent aider personne si elles ne peuvent assurer leur propre santé financière. Des loyers impayés : cela signifie moins d'argent dans les coffres de la coopérative, limitant sa capacité de s'acquitter de ses propres responsabilités financières.

Si votre conseil d'administration décide de conclure avec un de ses membre éprouvant des difficultés financières une entente de remboursement, vous êtes bien sûr libres de lui venir en aide, à condition que votre flux de trésorerie et que les règlements de votre coopérative le permettent. Mais il faudrait commencer par faire en sorte que ce membre ne siège plus au conseil d'administration.

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6. Comment l'Agence souhaite-t-elle que nous gérions la question d'arriérés cumulés par nos administrateurs?

L'Agence encourage fortement chaque coopérative à adopter un règlement ou une disposition qui l'aiderait à prévenir d'éventuels problèmes. Nos règlements prévoient que tout membre ayant cumulé des arriérés doit renoncer à ses fonctions au sein du conseil d'administration, après une brève période de grâce lui permettant de faire amende honorable en cas d'erreur honnête. Aucun recours supplémentaire de la part du conseil d'administration ne serait ainsi nécssaire. Demandez à votre gestionnaire des relations une copie de ce règlement ou encore les libellés qui permettraient d'amender vos règlements actuels.

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7. Notre coopérative n'a jamais à composer avec des arriérés, donc pourquois se donnerait-on la peine d'amender nos règlements?

Le meilleur temps pour adjouter ce point à vos règlements est lorsque vous n'êtes pas aux prises avec un problème d'arriérés.

Votre coopérative va bien, en ce moment. Pourquois ne pas faire en sorte qu'elle le demeure? Ainsi, si un problème venait à survenir, vous seriez protégé. Vaut mieux prévenir que guérir, pour reprendre le vieil adage.

8. Notre coopérative a dû accepter un sauvetage financier. Nos sommes trop occupés pour nous charger de ce nouveau dossier.

Si cette personne n'était plus administratrice, votre conseil d'administration pourrait malgré tout la consulter lorsque son expertise est requise. Cette personne pourrait aussi jouer un rôle au conseil sans pour autant avoir droit de vote, à titre de secrétaire de séance, de sorte que le président pourrait lui accorder le droit de parole sans lui accorder le droit de vote.

Il arrive parfois que lorsqu'une personne clé libère le poste qu'elle a occupé pendant un certain temps, d'autres personnes talentueuses se manifestent. N'ayez pas peur de faire ce qui est juste et bien. Si cette personne est aussi bonne que vous le croyez, elle préférera quitter le conseil avec dignité plutôt que de se placer -- et de placer ses collègues du conseil d'administration -- en situation de conflit de loyauté.

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